Overa potpisa i solemnizacija ugovora kod javnog beležnika

Overa potpisa, solemnizacija i javnobeležnički zapis predstavljaju različite javnobeležničke radnje, sa različitim obimom provere i pravnim dejstvom.

Overa potpisa potvrđuje identitet potpisnika i autentičnost potpisa. Solemnizacija obuhvata proveru dokumentacije, sadržine ugovora, njegove zakonitosti i volje stranaka, dok kod javnobeležničkog zapisa beležnik sam sastavlja ispravu.

Propisana forma posebno je važna kod prometa nepokretnosti, jer ugovor zaključen u neodgovarajućoj formi može biti ništav i ne može poslužiti za upis prava svojine u katastar.

Razlike između overe potpisa i solemnizacije

Osnovna svrha overe jeste potvrđivanje identiteta potpisnika i autentičnosti potpisa. Javni beležnik se sa sadržinom dokumenta upoznaje samo u meri potrebnoj za sprovođenje overe i, po pravilu, ne potvrđuje da je sadržina isprave pravno ispravna, potpuna ili povoljna za potpisnika.

To ne znači da će beležnik potvrditi svaki potpis. Overa mora biti odbijena ako je očigledno da dokument sadrži zabranjen pravni posao, da se njime ostvaruje nedozvoljen cilj ili da je za konkretan posao zakonom propisana solemnizacija ili javnobeležnički zapis.

Pre potvrđivanja ugovora beležnik ga čita strankama, objašnjava njegov smisao i pravne posledice i upozorava ih na nejasne ili rizične odredbe.

Ugovor se potvrđuje tek kada beležnik utvrdi da su ga stranke razumele i da žele da ga zaključe.

Na dokument se zatim stavlja solemnizaciona klauzula. Njome se potvrđuje da je sproveden zakonom propisan postupak, a privatna isprava dobija svojstva javnobeležnički potvrđene isprave i veću dokaznu snagu.

Overa potpisa najčešće se koristi za:

• punomoćja
• saglasnosti
• izjave
• potvrde
• druge jednostavnije privatne isprave

Solemnizacija je naročito značajna kod:

• ugovora o kupoprodaji nepokretnosti
• ugovora o poklonu nepokretnosti
• ugovora o razmeni nepokretnosti
• ugovora kojima se zasniva hipoteka
• određenih ugovora o ustanovljavanju službenosti

Kod javnobeležničkog zapisa beležnik ne potvrđuje dokument koji su stranke ranije pripremile, već sam sastavlja ispravu prema njihovim izjavama i zakonskim zahtevima. Ova forma predstavlja najviši stepen javnobeležničke kontrole.

Postupak kod javnog beležnika

Postupak obično počinje zakazivanjem termina. Stranke mogu unapred dostaviti ispravu ili nacrt ugovora, kao i dokumentaciju potrebnu za proveru identiteta, prava i drugih relevantnih okolnosti.

Postupak overe potpisa

Za overu potpisa potrebno je poneti važeću ličnu kartu, pasoš ili drugi službeni dokument sa fotografijom, kao i ispravu na kojoj se potpis overava.

Potpisnik može:

• potpisati dokument neposredno pred javnim beležnikom
• priznati ranije stavljeni potpis kao svoj

Beležnik prvo proverava identitet potpisnika. Kada identitet nije moguće utvrditi na osnovu ličnog dokumenta, može se dokazivati uz pomoć dva punoletna svedoka identiteta. Svedoci moraju pouzdano potvrditi identitet lica čiji se potpis overava.

Ako beležnik ni na osnovu dokumenta ni uz pomoć svedoka ne stekne pouzdano uverenje o identitetu potpisnika, dužan je da odbije overu.

Nakon sprovedenog postupka na ispravu se stavlja klauzula o overi. Ona sadrži podatke o javnom beležniku i potpisniku, način utvrđivanja identiteta, datum i čas overe, broj pod kojim je radnja upisana u upisnik, kao i potpis i pečat beležnika.

Ako dokument ima više listova, oni se međusobno povezuju. Klauzula se stavlja na poslednju stranicu, uz navođenje ukupnog broja listova i stranica, kako bi se sprečilo naknadno menjanje dokumenta.

Kada potpisnik zbog slepoće, slabovidosti, nepismenosti ili drugog razloga nije u mogućnosti da pročita ispravu, dokument mu mora biti pročitan u prisustvu javnog beležnika. Ova okolnost navodi se u klauzuli.

Može se sprovesti i izvan kancelarije kada postoje opravdani razlozi, kao što su bolest, starost, otežano kretanje, veliki broj potpisnika ili druge okolnosti koje opravdavaju izlazak beležnika na teren.

Postupak solemnizacije

Kod solemnizacije ugovora o nepokretnosti stranke najčešće dostavljaju:

• ugovor ili njegov nacrt
• lične dokumente ugovornih strana
• dokaz o pravu svojine
• podatke o nepokretnosti iz katastra
• saglasnost supružnika, kada je potrebna
• saglasnost suvlasnika, kada priroda pravnog posla to zahteva

Kada je jedna od ugovornih strana pravno lice, mogu biti potrebni izvod iz Agencije za privredne registre, odgovarajući akti pravnog lica i dokaz da je lice koje potpisuje ugovor ovlašćeno za zastupanje.

Javni beležnik zatim proverava dokumentaciju, pravni status nepokretnosti i zakonitost ugovora.

Ugovor se čita strankama, objašnjavaju se njegove odredbe i pravne posledice, a beležnik utvrđuje da li stranke razumeju sadržinu i da li ugovor zaključuju slobodno.

Ako su svi uslovi ispunjeni, stranke potpisuju ugovor, a javni beležnik stavlja solemnizacionu klauzulu.

Za solemnizaciju ugovora o prometu nepokretnosti nadležan je javni beležnik na čijem području se nepokretnost nalazi. Overa potpisa i overa određenih punomoćja po pravilu se mogu obaviti kod bilo kog javnog beležnika.

Nakon solemnizacije ugovora o prometu nepokretnosti, javni beležnik dokument po službenoj dužnosti dostavlja nadležnoj službi katastra i nadležnom poreskom organu.

Pravne posledice

Overa potpisa dokazuje da potpis na dokumentu pripada određenom licu. Ona ne predstavlja potvrdu da je sadržina dokumenta zakonita, tačna, potpuna ili povoljna za potpisnika.

Lice koje potpisuje dokument treba pažljivo da pročita njegovu sadržinu i da, kada je potrebno, zatraži pravni savet pre overe. Overen potpis ne znači da je javni beležnik odobrio sve odredbe isprave.

Solemnizovani ugovor ima veću dokaznu snagu. Takav dokument lakše se koristi kao dokaz u sudskom, upravnom ili drugom pravnom postupku, jer solemnizaciona klauzula potvrđuje da je beležnik proverio identitet stranaka, pročitao ugovor, objasnio njegove posledice i utvrdio njihovu volju.

Kod prometa nepokretnosti forma direktno utiče na punovažnost ugovora. Ugovor o kupoprodaji, razmeni ili poklonu nepokretnosti koji nije zaključen u propisanoj solemnizovanoj formi ništav je i ne može predstavljati osnov za upis prava svojine u katastar.

Nedostatak odgovarajuće forme može izazvati:

• nemogućnost upisa prava svojine
• gubitak ili otežano ostvarivanje prava
• probleme pri dokazivanju vlasništva
• poreske i administrativne komplikacije
• dugotrajne sudske sporove

Javni beležnik mora da odbije overu kada ne može pouzdano da utvrdi identitet potpisnika. Overu mora odbiti i kada je očigledno da se dokumentom zaključuje zabranjen pravni posao, ostvaruje nedozvoljen cilj ili izbegava forma koju zakon izričito propisuje.

Pravilno sprovedena solemnizacija smanjuje rizik od prevara, falsifikovanja, grešaka u dokumentaciji, nejasnih ugovornih odredaba i nesporazuma između stranaka.

Uloga beležnika ne zamenjuje uvek potrebu za advokatom, naročito kada je pravni posao složen, kada postoje sporne okolnosti ili kada stranke imaju suprotstavljene interese.

Naknade za overu potpisa, solemnizaciju i druge javnobeležničke radnje obračunavaju se prema Javnobeležničkoj tarifi.

Kod solemnizacije ugovora o nepokretnosti visina nagrade zavisi pre svega od vrednosti pravnog posla. Na konačan iznos mogu uticati vrsta isprave, broj primeraka, obim dokumentacije, posebne radnje i eventualni izlazak javnog beležnika iz kancelarije.

Za kraj

Overa potpisa potvrđuje identitet potpisnika i autentičnost potpisa, ali ne garantuje zakonitost i pravnu ispravnost sadržine dokumenta.

Solemnizacija podrazumeva proveru identiteta, dokumentacije, sadržine ugovora, zakonitosti pravnog posla i volje stranaka. Obavezna je kod ugovora o prometu, razmeni i poklonu nepokretnosti.

Za jednostavnije izjave, saglasnosti i određena punomoćja najčešće je dovoljna overa potpisa, dok se za složenije pravne poslove može zahtevati solemnizacija ili javnobeležnički zapis.